文章转自《战略财务》杂志

 

  数字技术的发展,让组织有更多方式改善其业务连续性计划,保障突发情况下业务持续运转。

 

  从过往历史看,大多数业务连续性计划(BCP)针对的都是自然灾害,企业在IT方面的工作重心,是保障员工在配备了相关设备的临时办公区域工作,直至企业恢复正常运营。2009年,甲型H1N1流感的暴发给业务连续性计划提出了新问题:如果员工因病无法正常工作,该怎么办?如果无法搬到其他地方办公,运营将如何持续?

 

 

  在此次新冠疫情中,企业需正常发放工资,在销量低迷的情况下维持经营,或满足客户对产品与服务的意外需求,同时还要不给员工、客户或供应商的健康与安全造成威胁。数字技术的发展,让组织有更多方式改善其正式或非正式的业务连续性计划,包括转向远程办公、强化网络安全、确保适当的网络连接、运用高端分析技术为决策提供信息、提高运营效率等。

 

  业务连续性计划是概述和记录灾害的潜在影响,以及为预防这些计划外紧急情况并从中恢复而确定的系统或流程。现在大多数组织在业务连续性计划方面都做得很好,并准备运用技术从以下四种方式来保障业务持续运转,最终恢复至正常状态。

 

  1. 远程办公

 

  新冠疫情期间,业务连续性计划实施过程中最明显的技术应用就是远程办公。3月中旬,美国高德纳咨询公司针对全球800名人力资源主管的调查显示:“88%的组织……无论员工是否感染新冠病毒,都鼓励或要求其居家办公”。统一通信(UC)和工作流协作(WSC)工具等很多企业已在应用的数字技术,加快了这种转变。

 

  UC工具是指将即时通讯、语音、视频会议和桌面共享等常用通信服务集成到一个平台中。WSC是UC功能的扩展,通过在其基础上融合业务应用程序集成、文件存储与管理、搜索以及项目管理等功能,来提供更全面的解决方案。UC工具有Zoom、铃盛(RingCentral)、谷歌环聊(Hangouts),WSC工具则包括思科Webex Teams、微软Teams和Slack等。WSC工具为单一团队或跨多个工作流的员工提供了一个协作平台,可实现员工个人以及团队间的高效沟通,促进文档共享,推进远程工作环境下的互联互通,并在很多情况中提升员工的工作效率。

 

  受疫情影响,组织需严格遵守当地政府有关重新进入办公场所的规定,稳妥起见,这些组织会更多运用UC和WSC工具进行线上办公,减少病毒在办公场所传播的风险。除此以外,如果员工可以居家有效完成工作,组织领导层也应考虑将这些工具和远程办公纳入日常工作中。采用这些工具方法后,组织可能会发现未来启动业务连续性计划时更顺畅,办公场所的租金成本会下降,而员工士气和满意度都有可能提升。

 

  2. 网络安全

 

  据美国联邦调查局网络部副助理主任Tonya Ugoretz透露,新冠疫情爆发后,因企业突然大量转向远程办公而带来的网络投诉激增了400%。梭子鱼网络有限公司的研究人员报告指出,他们观察到以新冠病毒为主题的网络钓鱼攻击主要有三类:“诈骗、冒牌和商务电子邮件泄露”。远程办公的增加带来了难以数计的安全漏洞,组织必须通过业务连续性计划来实施或者强化网络风险减缓措施。

 

  麦肯锡公司近期发布了一些在企业网络安全负责人看来可有效减缓日益严重的网络风险的解决方案。除确保远程工作人员访问虚拟专用网(VPN)——其可屏蔽IP地址,并通过加密数字渠道提供安全的数据传输——之外,组织还应该“加快给关键系统打补丁(或修复)”,如VPN和“云接口”等,以在发现网络安全漏洞或攻击后减少信息的泄露。

  在关键业务应用程序和网络的访问上,企业应要求多重身份验证(MFA),即员工在登录系统时,必须进行额外的身份验证(如输入手机验证码、使用软令牌等)。在实施这些技术时,同样重要的是要有足够的数据备份和恢复流程,以及确保员工有网络安全意识,了解潜在的网络攻击或钓鱼程序的升级过程,并在因非工作目的使用互联网时采取额外的预防措施。

 

  3. 网络连接

 

  如果员工家里的互联网连接不稳定,那么VPN、MFA、UC和WSC工具将毫无用处。在《华盛顿邮报》最近刊发的一篇文章中,Geoffrey Fowler认为“糟糕的网络连接”是“直接关系到我们在疫情期间工作、学习和娱乐的首要技术问题”。组织的业务连续性计划战略应包含针对员工的网络故障排除指南,帮助他们评估在家所遇到的任何网络连接问题的原因,以及提供或者支付解决问题所需的技术支持、建议或产品。家庭网络问题可能包括:Wi-Fi路由器的放置、互联网服务供应商提供的Wi-Fi网络速度、未升级无线路由器、无线路由器或调制解调器过期等。在文章中,Fowler还提供了五个从低成本到免费的步骤来改善家庭网络连接。

 

  4. 高质量分析和高效运作

 

  近年来,企业专业人员特别是财会人员,受鼓励去提升专业技能、着眼于更高阶的工作任务以及采纳数字化技术。在业务连续性计划提高了对高质量分析和高效运作的要求后,这比以往任何时候都更加重要。已在学习数据分析技能的员工可以使用描述性和诊断性分析,来分析历史和实时的财务及运营数据,帮助组织了解当前环境下盈利能力的主要驱动因素或这方面的薄弱点。他们还可运用预测性和规范性分析,对一系列变量进行比较分析,了解组织应停止生产的产品或应开辟新的、有需求的产品或服务线,以及支持在灾难情况下可提供最大价值交付的业务决策。

 

  另一项能够以可持续方式帮助企业恢复正常运营的新兴技术是机器人流程自动化(RPA)。各类规模的企业都可以运用这项低门槛技术来降低成本、提升效率,加快一些已部署相关软件的企业的实施进程,并为那些能够成为公民开发者(企业专业人员为其团队设计自动化流程)的员工提供免费在线培训。疫情期间,大约110万次航班取消,全球许多大型航空公司都运用RPA处理航班取消事务,每天办理数万次退款或积分业务。

 

  在这个日益数字化的世界,技术仍将是商业和生活各方面的焦点,尤其是在必须适应突发事件的环境下。我们希望你及家人在确保平安的同时,利用当前特殊环境来强化组织建设,使之变得更有韧性、更具责任心,并通过合理运用时间和可用资源来提升自身专业水平。